En este artículo hablaremos de los problemas que generan los grandes equipos, de las ventajas de trabajar con equipos pequeños y de lo que pueden aportar a tu negocio. Empecemos por el principio.

El origen del problema

Cuando los equipos crecen, la productividad individual disminuye. De modo que lo que tu tienes en la cabeza cuando piensas en ampliar un equipo: “si con un equipo de 10 personas hago 100 cosas, con 20 debería poder hacer 200 cosas”, es falso. Esta regla de tres no es real.

Además, en los equipos grandes, los costes de coordinación, de motivación y de comunicación aumentan exponencialmente. Hasta el punto que pueden convertirse en algo imposible de manejar.

Entonces los miembros del equipo empiezan a sentirse menos conectados con el proyecto, menos valorados, más desmotivados y todo languidece hasta convertir aquel gran equipo en un dinosaurio improductivo. ¿Dónde está la magia de los pequeños equipos?

Te estarás preguntando por qué las personas que trabajan en equipos pequeños son más productivas y por qué los equipos reducidos son más eficaces que los grandes. Bien, estos son los motivos:

1. Son más emprendedores.
El gigante del software SAP, cambió su departamento de desarrollo de 20.000 personas por pequeños equipos de 10 personas completamente independientes y con capacidad para desarrollar y testear por sí solos. Como resultado el tiempo de desarrollo de nuevas funcionalidades disminuyó casi a la mitad en 3 años. Este es el poder de dejar de lado las estructuras de empresa piramidales y dar rienda suelta a los pequeños equipos. Se transforman en núcleos de emprendimiento que encuentran maneras mucho más productivas de conseguir resultados.

2. Confían unos en los otros.
En un equipo pequeño es más fácil generar un clima que permita compartir ideas en confianza. Las ideas solo fluyen cuando confías en tus interlocutores y en un equipo reducido se genera el ambiente ideal. En los equipos grandes en cambio, donde las ideas se valoran muy poco, la creatividad y la innovación no afloran fácilmente.

3. Están dispuestos a sacrificarse por sus compañeros.
En los equipos pequeños, los compañeros no sólo están dispuestos a compartir información, también están dispuestos a sacrificarse por otro miembro del equipo. Cuando lo equipos crecen las personas tienden a ser más individualistas y a preocuparse menos por lo que le sucede al compañero.

4. Se mueven más rápido.
Consensuar decisiones es mucho más fácil en los equipos pequeños. No hay que cuadrar 50 agendas para poder hablar unos minutos o hacer un hangout, y hay menos argumentos y malentendidos que en los grandes equipos. La ejecución de las decisiones no necesita esperar nunca una decisión de alguien externo al equipo. Todo los procesos son mucho más rápidos.

5. Son más especializados.
Hoy en día saber poco de muchas cosas tiene valor, a pesar de ello, aún tiene más valor saber mucho de una área muy específica. Los equipos pequeños pueden llegar a un alto nivel de especialización muy rápido. Conseguir este proceso en un equipo grande puede ser una verdadera odisea. Cuanto más pequeño el equipo, más ágil es el proceso de especialización.

6. Son más productivos.
En los grandes equipos mucha gente deja de actuar activamente y pasa a ser un sujeto pasivo. Un sujeto que solo espera órdenes y que gasta un tiempo que sería mucho más útil en otro proyecto. Creando pequeños equipos, consigues que todo el mundo gaste su tiempo y energía de un modo mucho más productivo.

7. Aprenden más.
Incluso en un equipo pequeño, hay diferentes niveles de conocimiento y aptitudes. El entorno de un equipo pequeño es ideal para intercambiar conocimientos y aprender. Y este intercambio se genera en el propio proceso de trabajo sin necesidad de montar ningún curso ni de perder tiempo preparando un Power Point (por cierto uno de los grandes robatiempos que hay en las empresas). Esto es buenísimo para el proyecto porque los miembros del equipo se están formando sin tener que gastar recursos extra.

8. Todos son iguales.
En los equipos pequeños, todo el mundo tiene que poner el cuello en juego. No hay espacio para los favoritismos, los galones, la burocracia o los privilegios de veterano. No hay juniors ni seniors. Cuando todos se juegan el cuello, el interés general prevalece y todas las opiniones son escuchadas con el mismo respeto.

Mejorando su productividad

Aún así, en todas parte cuecen habas y no podemos pretender que lo equipos pequeños sean hiper productivos porque sí. Es cierto que sus características facilitan que así sea, pero de todos modos hay formas de optimizar su trabajo. Estas son algunas:

9. Sin reuniones:
La reuniones regulares no tienen ningún sentido en los equipos pequeños. Es mucho mejor dedicar este tiempo a algo más divertido y productivo. Cuando hay algo a discutir simplemente se envía una petición de chat con la persona o las personas que tienen algo que decir sobre el tema. De este modo se toman decisiones rápidamente y se ahorra el tiempo que se malgasta inútilmente en las reuniones. Una simple reunión de dos horas con 6 personas son 12 horas perdidas (¡una jornada y media de trabajo!).

10. Con las herramientas correctas:
Si los miembros del equipo trabajan con ordenadores, la comunicación se puede realizar online. Es nuestro caso siempre usamos los chats de Google o Hangout. También usamos Google Drive para compartir documentos y Basecamp para la gestión de la tareas y proyectos. Internet está lleno de herramientas en la nube que pueden ayudar a mejorar la eficacia y productividad de tu equipo de trabajo.

11. Orientados a resultados.
Cada uno de los miembros del equipo debe sentir que tiene la experiencia y el poder para tomar sus propias decisiones, en la medida que benefician al objetivo común del equipo. Lo único necesario para que esto sea posible, es que el objetivo común esté muy claro. Los resultados son el norte que guía el equipo y la única cosa que de verdad importa. Para hacer el seguimiento de los resultados es muy útil disponer de un panel de control con los principales indicadores del trabajo del equipo.

12. Por último y no menos importante, es esencial celebrar los logros del equipo.El esfuerzo y la dedicación debe recibir una recompensa cuando se alcanzan los objetivos (una cena, una fiesta, una excursión,… lo que sea).

Trabajando como un equipo pequeño

Si tienes un gran equipo de trabajo o formas parte de uno de ellos, estarás pensando que este artículo no es para ti. Te equivocas. Que tu empresa sea grande no quiere decir que no puedas aprovechar las ventajas del trabajo en pequeños equipos, estos son algunos consejos para hacerlo:

13. Usa buenas herramientas de comunicación:
Para que un equipo sea productivo, la comunicación es muy importante. Busca herramientas que disminuyan los costes de coordinación y no hagan perder el tiempo a los miembros del equipo. Modifica la forma de hacer reuniones y aplica herramientas colaborativas como el chat.

14. Haz que el equipo se sienta pequeño:
Procura que lo miembros del equipo se conozcan mejor. La fiestas y celebraciones pueden parecer una pérdida de tiempo pero no lo son porque ayudan a construir una comunidad. Monta una quiniela conjunta o prepara una salida al monte.

15. Transparencia ante todo:
La transparencia es la mejor arma para evitar que cada miembro del equipo vaya por su lado. Es tan importante trabajar como comunicar bien en qué estás trabajando. Consigue que todo el mundo sepa qué están haciendo sus compañeros, cuenta cual es la realidad del negocio y los objetivos. Inspírate en las empresas que llevan la transparencia en su ADN. Buffer publica los salarios de cada trabajador y muestra su panel de indicadores online abierto a todo el mundo.

Conclusión

Los equipos pequeños por norma general son meritocracias donde se valora a cada miembro por sus méritos. En cambio los equipos grandes tienden a convertirse en oligarquías o dictaduras donde unos poco tienen el poder. Estas estructuras no sólo inhiben el progreso, sino que además pueden convertirse en un veneno que acabe con la cultura de tu empresa y desmotive los miembros valiosos de tu equipo.

Si ya trabajas con un equipo reducido tienes un poderoso instrumento en tus manos. Si por el contrario, necesitas hacer crecer tu empresa o ya tienes un gran equipo, piensa en SAP. Valora la posibilidad de crear pequeños equipos autónomos o intenta que tu gran equipo se sienta como si lo fuera.

Seguro que los resultados no te van a decepcionar.

¿Trabajas en un equipo pequeño? ¿Te gustaría hacerlo?

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[Información e imágenes tomadas de planemprendedor.co]